Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold
< BACK

Outsourcing af applikationer reducerer omkostningerne til drift og vedligeholdelse og forbedrer supporten

 

​​Valget af udbyder ved outsourcing af applikationsvedligeholdelse

​Da Lundbeck i 2014 lancerede koncernens effektiviseringsprogram Fit for the Future, var it-afdelingen den første afdeling, der kom under luppen. Med dette fokus på øget effektivitet identificeredes behovet for at reducere omkostningerne til support til de mange forretningsapplikationer og samtidig øge fleksibiliteten, skalerbarheden og serviceniveauet.
​Selvom mange af koncernens tjenester er centraliseret i Polen, blev det besluttet at outsource vedligeholdelsen af større applikationer. Claus Thomsen, Vice President, Corporate IT, hos Lundbeck, forklarer:“Vi kunne godt have oprettet vores eget applikationsteam, men vi vurderede, at det gav mere mening at outsource applikationsvedligeholdelsen.

Der er 22 forskellige applikationer, som afvikles på forskellige teknologiplatforme, og som alle kræver hyppig vedligeholdelse. Vi har en relativt lille it-afdeling, og det ville være vanskeligt og dyrt at vedligeholde de nødvendige kvalifikationer inden for de forskellige teknologier. For at få adgang til de rigtige kvalifikationer var det derfor bedre for os at outsource”.​
Når et firma outsourcer en større del af sine it-tjenester, er det normalt at gøre det gennem en tilbudsprocedure. Men Lundbeck greb det lidt anderledes an. Claus Thomsen havde allerede opstillet et omkostningsgrundlag efter at have foretaget en analyse sammen med Deloitte.​

Eftersom Lundbeck allerede havde haft et rigtig godt samarbejde med NNIT på tidligere projekter, henvendte Claus og hans kolleger sig direkte til NNIT for at finde en løsning. Valget var endnu lettere på grund af NNIT’s erfaring inden for lægemidler, GxP-ekspertise og tætte relation til ledelsen.​Tanja Danner, Transition Manager hos NNIT, mente, at NNIT uden problemer kunne finde en omkostningseffektiv løsning, der kunne forbedre serviceniveauet inden for de enkelte forretningsområder. Efter korte forhandlinger blevder indgået en aftale​​ om, at NNIT skulle levere drift og vedligeholdelse af samt support til 22 af Lundbecks forretningsapplikationer.​ Projektet skred hurtigt frem, og det var vigtigt for Claus Thomsen: ​​​“Da vi bekendtgjorde denne outsourcing, kunne de ansatte hos Lundbeck godt se, at det kunne få betydning for deres job. Vi ønskede ikke, at medarbejderne skulle føle sig utrygge i forhold til deres jobsituation alt for længe, så vi ønskede ikke en langvarig tilbudsprocedure. Hvis vi derudover kunne reducere implementeringstiden, ville vi hurtigere kunne nyde godt af fordelene ved outsourcingen”.​

Gnidningsfri overgang

NNIT gennemførte processen baseret på sit gennemprøvede Transition Framework til håndtering af outsourcingen af en kundes applikationer til en ekstern leverandør. Processen omfattede planlægning af overgangen, viden overføring, dokumentation og træning samt en lang række aktiviteter til udvikling af en global organisation, der kan levere Application Maintenance Services (AMS).
​NNIT hjalp Claus Thomsen og hans team med at forstå deres rolle og ansvar i forbindelse med overgangen. Og det var der brug for, da det var første gang, Lundbeck skulle outsource driften og vedligeholdelsen af sine applikationer med henblik på ITIL-baseret funktionel og teknisk support på andet og tredje niveau. Tanja Danner forklarer, at insourcing af otte it-medarbejdere fra Lundbeck var en vigtig del af aftalen:”Lundbeck ville sikre, at afskedigede medarbejdere fik gode muligheder for at blive en del af den kommende løsning. For os betød det en minimering af de risici, der var forbundet med overgangen, for disse medarbejdere bragte jo deres viden om Lundbecks forretning med ind i NNIT-teamet”.

Overgangen blev gennemført i løbet af 6 måneder. Claus Thomsen taler meget positivt om NNITs bidrag til forløbet og fleksible tilgang til tingene. På trods af mange andre aktiviteter, der betød, at Lundbeck ikke altid​ kunne have fokus på overgangen, blev alle deadlines overholdt.​Her kan man f.eks. fremhæve Change Management-aspektet, siger han: ”Det var fastsat i aftalen, at begge parter skulle bidrage med en Change Manager i overgangsteamet. Men da vi ikke selv havde nogen Change Manager til rådighed, trådte NNIT til”. Change Manageren blev en integreret del af Lundbeck-teamet og hjalp Claus med kommunikationen med Lundbeck-medarbejderne gennem hele processen. ”Det er helt afgørende for, at overgangen skal lykkes,” siger Tanja Danner og forklarer: ”Med en overgang af denne type er det eneste, du flytter, viden fra en person til en anden. Kommunikation er helt afgørende, når man skal have de medarbejdere, der berøres af nye systemer og processer, til at ændre arbejdsvaner”.
​​​
Claus Thomsen understreger, at overgangsperioden faktisk var sund for Lundbecks interne processer: ”Vi havde ret uformelle processer for nogle af vores applikationer, og disse applikationer viste sig at være de mest udfordrende at håndtere ved overgangen. Med deres viden om forretningsprocesser hjalp NNIT os med at få it-processen på plads. Det var også vigtigt at se disse processer som en del af de løbende omkostninger, for når supporten outsources, bliver udgiften til support meget synlig. Når processerne bliver tilstrækkelig trimmet, minimeres omkostningerne til support”.

​Et godt partnerskab

Overgangen blev fuldendt i juli 2014, og Lundbeck har benyttet outsourcing-løsningen lige siden. Løsningen er optimeret i forhold til Lundbecks forretningsbehov, således at ændringer i applikationerne kan foretages hurtigt og effektivt. Det er helt afgørende for ledelsen i Lundbecks forskellige forretningsområder, hvor hastighed gør hele forskellen på et konkurrencepræget, dynamisk marked.
​​Claus Thomsen er tilfreds med resultaterne, og det skyldes ikke kun, at de har opnået den ’kompetencefleksibilitet’, de ønskede. En af de positive spinoff-effekter har været det øgede fokus på KPI’er:”Nu behøver vi ikke bruge tid på at drøfte allokeringen af ressourcer. Vi kan have konstruktive, velunderbyggede drøftelser med de enkelte forretningsområder om, hvilken support der er nødvendig, og vi kan se, præcis hvad den kommer til at koste. Det hjælper os med at opfylde vores interne KPI’er og holde skarp kontrol med udgifterne til applikationsvedligeholdelse”.​

Outsourcing-aftalen omfatter KPI’er for NNIT. NNIT leverer gode resultater og opnår næsten altid grønne KPI-tal. Men selvom NNIT forventes at levere på dette høje niveau, har Claus et pragmatisk syn på tingene og mener, at hans egen organisation også har et ansvar for at bidrage til partnerskabet:”Jeg forventer ikke, at NNIT ved alting. Der er tale om et partnerskab, og begge parter skal acceptere, at den enkelte ikke har svaret på det hele. Vi har også et ansvar, og det har fra starten været mit mål at skabe et godt arbejdsmiljø for NNIT-konsulenterne. Det håber jeg er lykkedes. Jeg håber, de glæder sig til at arbejde hos Lundbeck”.​Det er netop sådan en holdning, der giver det rette grundlag for en win/win-relation baseret på gensidig tillid og fælles mål.​

Om Lundbeck

​​Lundbeck er en global medicinalvirksomhed, hvis fornemste opgave er at forbedre livskvaliteten for mennesker, der lider af sygdomme i hjernen. Lundbeck beskæftiger sig derfor med forskning, udvikling, fremstilling, markedsføring og salg af lægemidler verden over. Medicinalvirksomhedens lægemidler er rettet mod sygdomme som f.eks. depression og angst, psykotiske lidelser, epilepsi og Huntingtons, Alzheimers og Parkinsons sygdom.​     

 

 

 

Flemming Kjoeller+45 3075 9897fek@nnit.comSales Director, International Saleshttps://www.linkedin.com/pub/flemming-kjoeller/2/596/843Flemming Kjoeller

 

 

NNIT leverer SAP fra top til bundhttp://www.nnit.dk/ArtiklerOgOfferings/Sider/NNIT-leverer-SAP-fra-top-til-bund.aspxNNIT leverer SAP fra top til bund
Application outsourcing – Vejen til øget it-effektivitethttp://www.nnit.dk/ArtiklerOgOfferings/Sider/Application-outsourcing-–-Vejen-til-øget-it-effektivitet.aspxApplication outsourcing – Vejen til øget it-effektivitet
Service requests er sat på skinner hos DSBhttp://www.nnit.dk/KundeCases/Sider/Service-requests-er-sat-på-skinner-hos-DSB.aspxService requests er sat på skinner hos DSB
Få det fulde overblikhttp://www.nnit.dk/Outsourcing-af-applikationer/Sider/få-det-fulde-overblik.aspxFå det fulde overblik
White paper: It-rollen under forandringhttp://www.nnit.dk/Others/forventningsbarometer_2014_DK_web_v2.pdfWhite paper: It-rollen under forandring